Orga­ni­satie

‘Het is belangrijk dat je weet wat er speelt in je wijk.’

Orga­ni­satie

‘Het is belangrijk dat je weet wat er speelt in je wijk.’

De organisatie naar een next level

De afgelopen tien jaar is Tzorg uitgegroeid tot een succesvolle thuis­zorgorganisatie. Een organisatie waar iedere dag 10.000 thuishulpen en begeleiders ongeveer 50.000 cliënten helpen om de eigen regie te houden in hun vertrouwde omgeving. De uitdaging is om ervoor te zorgen dat we persoonlijke aandacht blijven geven aan onze mede­werkers en cliënten en dichtbij ze staan.

Daarom zijn we in 2018 het verander­programma TzorgNext gestart. Daarvoor hebben we in 2019 geïnvesteerd in de bedrijfs­­voering en verschillende organisatorische veranderingen doorgevoerd. Met als doel ons te ontwikkelen naar een toekomst­­­bestendige, vakkundige en innovatieve thuiszorgorganisatie.

Bereik­baar­heid

Een belangrijke verbete­ring die we onder andere hebben gerealiseerd is de telefonische bereik­baar­heid. De voor­malige techniek paste niet meer bij de grootte van onze organisatie. Na een zorg­vuldige voor­bereiding gingen eind 2019 de eerste vestigingen over op de nieuwe centrale en andere manier van werken. De eerste resultaten laten zien dat de wacht­tijden zijn verkort en we telefonisch goed bereikbaar zijn.

In de wijk werken

De cliëntendossiers zijn we stap voor stap aan het digita­liseren. De zorg­­coördina­toren kunnen op deze manier straks alle documenten digitaal maken en opslaan in het elektronisch cliënten­dossier (ECD). Handig als zij in de wijk werkzaam zijn. Om dit te realiseren hebben we in 2019:

  1. De administratieve taken van de zorg­coördinatoren verminderd door de oprichting van de centrale afdeling Zorg­administratie. Deze afdeling voert alle administratieve hande­lingen richting de gemeenten en samen­werkings­partners nu gestandaardiseerd uit.
  2. De cliëntendossiers gedigitaliseerd. De zorg­coördinatoren kunnen nu documenten digitaal maken en opslaan in het elek­tronisch cliëntendossier (ECD). Handig als zij in de wijk werkzaam zijn.
  3. Zorgcoördinatoren voorzien van de juiste benodigdheden om op locatie in de wijk te kunnen werken, zoals een laptop met mogelijk­­heid tot digitale ondertekening.

In 2020 gaan we werken met kleinere wijkteams van thuis­hulpen en begeleiders zodat ze hun collega’s beter leren kennen en zich meer onder­deel voelen van een team.

Verbeteren

Daarnaast zijn er collega’s gestart in de nieuwe rol van continu verbeteraar. Zij zijn allen Green Belt gecertificeerd. Zij werken op de afdeling Kwaliteit & Zorg en leiden verbeter­trajecten en onder­steunen alle afdelingen bij het evalueren en optimaliseren van onze processen. Ook is er een start gemaakt met het trainen van alle medewerkers op kantoor in Yellow Belt van Lean. Deze training geeft ons hand­vatten voor het uitvoeren van verbeter­processen, die wij kunnen toepassen binnen Tzorg om zo efficiënter te werken. We willen het tenslotte iedere dag beter doen.

‘Hulp bij het Huis­houden’ Amaris Zorg­groep over­ge­nomen

‘Hulp bij het Huis­houden’ Amaris Zorg­groep over­ge­nomen

Overname van collega zorg­aanbieders past bij de groei­ambitie van Tzorg. Begin oktober hebben we daarom een over­een­komst gesloten met Amaris Zorggroep en hebben wij 137 thuis­hulpen en 660 cliënten overgenomen in de gemeenten Baarn, Bunschoten, Soest en Nijkerk. Amaris Zorggroep koos ervoor om, voor de thuis­wonende cliënten, zich te richten op haar kernactiviteit: profes­sionele complexe ouderenzorg vanuit de Wet langdurige zorg (Wlz) en de Zorg­verzekerings­wet (Zvw). Op deze manier blijven we ook in de toekomst intensief samenwerken.

Noodzakelijke vernieuwing

Arbeidsmarktkrapte, vergrijzing, druk op de maatschappelijke budgetten, digitalisering, de complexe en veranderende wet- en regelgeving zijn allemaal uitdagingen waar we nu en in de toekomst mee te maken hebben. Alleen door innovatief te zijn, kunnen we antwoorden vinden voor deze uitdagingen. Met het aantrekken van een specialist innovatie is de eerste stap daarin gezet.

In november organiseerden we een hackathon, waarbij een internationale multidisciplinaire groep van ruim 30 designers, engineers, data-specialisten en studenten in 36 uur concept­oplossingen heeft ontwikkeld voor de thuiszorgmarkt. Ook cliënten en opdrachtgevers hebben actief aan deze tweedaagse bijgedragen. Het winnende idee was een platform voor mantel­zorgers om hen te betrekken bij het verlenen van de juiste zorg. In 2020 gaan we het betrekken van mantel­zorgers verder vorm­geven en uitwerken.

Overstap naar ISO

We werken met veel mensen, op veel verschillende plekken, onder verschillende omstandig­heden bij particulieren thuis. Dit verhoogt risico’s op gebied van arbo, veiligheid, milieu, maar ook het borgen van vertrouwen is daarbij een belangrijk punt. De afdeling Kwaliteit en Zorg bestaat onder andere uit continu verbeteraars die zich bezighouden met het beheersen van risico’s.

Voor het, binnen de Wmo, functioneren in de zorg is het onder­houden van een goed kwaliteits­managementsysteem, inclusief het behoud van de bijbehorende certificering voor Tzorg van groot belang. Tot en met 2019 is dit aangetoond middels het behalen van het HKZ-certificaat. In 2019 is Tzorg overgestapt naar certificering op ISO 9001. HKZ is namelijk een verzamel­naam voor een aantal branche specifieke normen die eisen stellen aan het kwaliteits­management in de Zorg- en Welzijnssector.

Deze normen bevatten allen de eisen van de ISO 9001 maar zijn aangevuld met branche specifieke eisen, gericht op medisch verpleegkundig handelen. Aangezien dit bij Tzorg niet aan de orde is, is gekozen om over te stappen naar ISO 9001.

Digitalisering

Wij blijven verdere stappen zetten in het digitaliseringproces. Om de kwaliteit te waarborgen en de manier van werken ook voor medewerkers zo efficiënt mogelijk te houden. Nadat in 2018 het nieuwe plannings­systeem ONS succesvol is geïmplementeerd, hebben we dit in 2019 uitgebreid met het elektronisch cliënten­dossier.

Daarnaast werken we sinds 1 januari 2019 met AFAS en het digitale platform MijnTzorg. Hierin staat alle personeelsinformatie: van persoonsgegevens en loonstroken tot arbeids­overeen­komsten. De belangrijkste HR processen zijn hierdoor gedigitaliseerd en gegevens hoeven maar één keer ingevoerd te worden. Bepaalde administratieve wijzigingen kunnen medewerkers zelf doen in het online portal. Ook kunnen medewerkers via MijnTzorg een adreswijziging doorvoeren, verlof aanvragen, declaraties indienen of een online training van GoodHabitz volgen.

In het kader van digital first gaan we ons in 2020 ook richten op het steeds meer digitaal communiceren met onze cliënten.