Gezonde bedrijfsvoering en continu verbeteren
Organisatie
Thijs Verhagen | Directeur Bedrijfsvoering
Duurzaam ondernemen
Om elke dag ons werk beter en slimmer te doen, werken we al enige jaren volgens het programma Lean. Met deze werkwijze verbeteren we samen en individueel continu onze bedrijfsvoering. De kwaliteit van onze zorg is al goed, maar het kan iedere dag een stapje beter. We gaan voor duurzaam ondernemerschap.
Organisatie
Gezonde bedrijfsvoering en continu verbeteren
Duurzaam ondernemen
Om elke dag ons werk beter en slimmer te doen, werken we al enige jaren volgens het programma Lean. Met deze werkwijze verbeteren we samen en individueel continu onze bedrijfsvoering. De kwaliteit van onze zorg is al goed, maar het kan iedere dag een stapje beter. We gaan voor duurzaam ondernemerschap.
Thijs Verhagen | Directeur Bedrijfsvoering
Continu verbeteren / Lean
Als onderdeel van het Lean-programma leiden we kantoorcollega’s op tot de Yellow Belt van Lean. In 2022 hebben ruim 64 collega’s deze training succesvol afgerond. We vierden zelfs de mijlpaal dat we de 100ste Yellow Belt certificaat aan een collega uitreikten. Tevens 5 collega’s met de Green Belt en 2 collega's met een Black Belt. Hiermee kunnen zij zelfstandig verbeterprojecten opzetten en leiden. Daarnaast krijgen al onze medewerkers de mogelijkheid om met een e-learning kennis te maken met het continu verbeteren van hun prestaties.
Lean battle
In januari 2022 zijn 8 teams de strijd met elkaar aangegaan om als eerste hun ideeën voor een betere, efficiëntere of aangenamere organisatie uit te voeren. Het winnende team was Team Planbureau Barendrecht. Er waren 3 verbetervoorstellen nodig maar deze vestiging is zelfs aan de slag gegaan met 4 verbetervoorstellen namelijk:
- Voorkomen Niet-Declareerbare-Uren
- Voorkomen klachten nieuwe medewerkers
- Tijdsdruk op de planning i.v.m. ziekmeldingen
- Het efficiënt inwerken van nieuwe planners
Integrale aansturing operatie
We hebben vastgesteld dat we een aantal zaken nog beter kunnen organiseren binnen de operatie van Tzorg. Aan de hand van een aantal pilots hebben we kunnen bepalen welk aansturingsmodel optimaal is, waarbij cliënt- en medewerkerstevredenheid in combinatie met duurzaam rendement centraal staan. Dit aansturingsmodel gaan we vanaf 2023 in de regio’s implementeren, hierdoor komen we tot een gewijzigde en toekomstbestendige inrichting, die is in 2022 ook positief beoordeeld door de OR.
Met deze stap gaan we (terug) naar een integrale aansturing door één leidinggevende, welke direct leiding geeft aan zowel de planners, de zorgcoördinatoren als de HR functionaris. Daarnaast vindt er een herverdeling plaats van kostenplaatsen over de verschillende vestigingen. Een aantal vestigingen wordt daardoor dusdanig groot dat er naast de regiomanager ook een operationeel manager komt. Deze zal een kleiner aantal kostenplaatsen onder zijn verantwoordelijkheid krijgen. De operationeel manager rapporteert net als de regiomanager aan de manager operatie en neemt deel aan het operationele MT.
Aangenaam plannen
Eén van de actiepunten uit het medewerkerstevredenheidonderzoek (MTO) is het verlagen van de werkdruk onder de planners. Om dit te bereiken, is het project Aangenaam plannen opgezet.
Vanuit de afdeling Continu Verbeteren zijn alle vestigingen geconsulteerd en bezocht. Hier zijn inzichten opgehaald t.a.v. de werkzaamheden, de organisatie van het werk en vooral waar de knelpunten zitten. Er zijn samen met de planners en de projectgroep 5 focuspunten gedefinieerd die worden aangepakt en doorgevoerd om plannen meer aangenaam te maken.
Aangenaam plannen
Eén van de actiepunten uit het medewerkerstevredenheidonderzoek (MTO) is het verlagen van de werkdruk onder de planners. Om dit te bereiken, is het project Aangenaam plannen opgezet.
Vanuit de afdeling Continu Verbeteren zijn alle vestigingen geconsulteerd en bezocht. Hier zijn inzichten opgehaald t.a.v. de werkzaamheden, de organisatie van het werk en vooral waar de knelpunten zitten. Er zijn samen met de planners en de projectgroep 5 focuspunten gedefinieerd die worden aangepakt en doorgevoerd om plannen meer aangenaam te maken.
Robotic process automation
Tzorg heeft in 2022 een eigen RPA team opgezet. RPA staat voor Robotic Process Automation (Robot-gestuurde procesautomatisering). RPA is een techniek die gebruikt wordt voor het automatiseren van bedrijfsprocessen, met behulp van zogenaamde software-robots. De term robot slaat op het idee, dat de software processen worden uitgevoerd zoals een mens dat zou doen. Hierdoor kan gesproken worden van virtuele werknemers. De software-robots kunnen bijvoorbeeld op knoppen klikken, informatie in tekstvelden schrijven en bestanden openen, lezen en bewerken. Hoewel het begrip robot anders kan suggereren, komen er geen daadwerkelijke fysieke robots aan te pas. In 2022 heeft dit geleid tot een aantal mooie procesverbeteringen en robotiseringen, waardoor de administratieve lasten gedaald zijn.
Data analyse en data gestuurd werken
Het afgelopen jaar heeft Tzorg stappen gezet op het gebied van data. Naast de oprichting van de stuurgroep data waaraan voor iedere afdeling één verantwoordelijk iemand deelneemt, zijn er ook de nodige dashboards ontwikkeld. Verschillende stafafdelingen en de regiomanagers zijn gaan werken met een eigen dashboard. Voor de planners en zorgcoördinatoren zijn eind 2022 gesprekken gevoerd voor de ontwikkeling van een dashboard wat ook voor deze functies werkbaar is. De dashboards moeten ertoe leiden dat op ieder moment van de dag de laatste informatie opvraagbaar is. Het aantal rondgestuurde rapportages zal hiermee uiteindelijk flink verminderd worden.
Inzicht in tevredenheid
We doen structureel onderzoek om te toetsen en meten of onze strategie en dienstverlening praktisch werkt zoals in ons T-huis vermeld staat. We meten onze medewerkerstevredenheid en onze cliënttevredenheid continu. Voor 2023 staan ons tweejaarlijks metingen t.a.v. onze klanttevredenheid (onze partners bij gemeenten en andere samenwerkingspartners) en imago- en naamsbekendheid op het programma.
We meten doorlopend rondom cliënt- en medewerkerstevredenheid. Maandelijks vragen we 8% van de cliënten en thuishulpen/begeleiders om deel te nemen. Hierdoor krijgen we het hele jaar inzicht in de tevredenheid en kunnen we zien of een bepaalde situatie/ verbetering hier invloed op heeft.
